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Alternativas a Zapier: Integromat

Jul 19, 2021
Alternativas a Zapier: Integromat

 

Antes de empezar a hablar de alternativas a Zapier (en esta ocasión te hablaré sobre una de las muchas que hay) voy a empezar por el principio, ¿qué es Zapier?

Es posible que ya conozcas Zapier o que simplemente hayas oído hablar de él, pero no sabes muy bien en qué consiste. Si este es tu caso, a continuación, te cuento qué es y, mucho más importante, qué puede hacer Zapier por ti y por tu negocio.

 

Qué es Zapier y para qué sirve

 

Zapier es una herramienta que nos permite conectar aplicaciones entre sí que necesitan intercambiar flujos de datos para automatizar procesos.

Utilizar Zapier para automatizar tareas repetitivas nos permite ahorrarnos mucho tiempo.

Además, Zapier también nos permite conectar aplicaciones que necesitamos que realicen alguna acción determinada, pero no tienen integración directa entre sí. Así que, gracias a Zapier podemos hacer que estas aplicaciones se comuniquen entre sí y podamos ejecutar esas acciones sin necesidad de recurrir a código.

 

Cómo funciona Zapier

 

El funcionamiento de Zapier se puede resumir de manera muy sencilla como: si sucede tal evento o trigger, se ejecuta una o más acciones.

Para que las aplicaciones intercambien datos entre sí entran en juego las APIS (Application Programme Interfaces). Las APIS permiten que las aplicaciones se comuniquen entre sí. 

Si queremos automatizar una tarea o flujo de tareas en Zapier, creamos un Zap.

Cada Zap está formado por:

  1. Un disparador: El evento o desencadenante que inicia una tarea automatizada.
  2. Una acción: La tarea que se ejecuta tras tener lugar el evento definido en el disparador.
  3. Podemos añadir otras acciones. 

Pongamos un ejemplo. Si tenemos una escuela online creada con Thinkific y queremos hacer seguimiento del progreso de nuestros estudiantes, podemos hacer que cuando un contacto ha adquirido nuestro curso, se inicie una automatización en ActiveCampaign que cada 15 días envía un correo al contacto para hacer seguimiento del curso.

Esta tarea tan sencilla podríamos hacerla de manera manual, pero utilizando Zapier nos permite ahorrar tiempo y ayudar a que los compradores no dejen el curso en un cajón, lo acaben y podamos tener casos de éxito y futuros clientes recurrentes.

En este caso el disparador sería una nueva compra de nuestro curso en Thinkific. La acción tras la compra sería que un contacto se añade a una automatización en ActiveCampaign.

Este es uno mucho de los ejemplos de flujos de tareas automatizadas que nos permite Zapier que gracias a su versatilidad podemos hacer prácticamente cualquier tarea que nos imaginemos.

Ahora que ya hemos entendido cómo funciona Zapier y cómo puede ayudarnos en nuestros negocios, voy a presentarte una de las muchas alternativas que hay a Zapier. En esta ocasión voy a hablar de Integromat.

 

Cómo funciona Integromat

 

Integromat tiene la misma finalidad que Zapier, pero lo consigue de manera diferente. Yendo incluso más allá.

En Integromat los flujos de trabajo se llaman escenarios y se muestran de manera visual. 

Para crear un nuevo escenario o bien podemos escoger las aplicaciones que necesitamos que formen parte de este flujo de datos o bien lo podemos hacer paso a paso posteriormente. En Integromat cada una de las aplicaciones se llama módulo.

Cada uno de estos módulos pueden ser:

  • Triggers o disparadores
  • Acciones
  • Agregadores
  • Iteradores
  • Transformadores

Al igual que en Zapier, necesitamos escoger la aplicación que actuará como disparador y que será la que iniciará la automatización.

Después se eligen las aplicaciones que forman parte del flujo de datos. Este flujo de datos puede ser tan largo o tan complejo como imaginemos.

Al igual que en Zapier, para que las aplicaciones se comuniquen entre sí, necesitamos hacer uso de las APIS.

Además, cada uno de los módulos o aplicaciones tendrán disponibles una serie de opciones de personalización. Podemos arrastrar y soltar para añadir nuevos módulos a nuestro flujo de trabajo. También podemos añadir nuevos módulos entre unos y otros.

También podemos hacer uso de los filtros que son condiciones que se tienen que cumplir para que el flujo continúe.

Dentro de nuestro flujo de datos, además, se pueden incluir enrutadores que permiten dividir el flujo en varios caminos.

Y no sólo eso, podemos incluir repeticiones, iteraciones como ya hemos comentado anteriormente, podemos volver atrás o pausar el flujo de datos, entre otras cosas.

Además, del control del flujo de datos, tenemos las herramientas que nos permiten trabajar con los datos. Entre otras muchas opciones podemos parar la ejecución durante un tiempo, trabajar con variables, añadir datos a una tabla, hacer operaciones...

Y también disponemos de herramientas que nos permiten analizar el texto para, por ejemplo, encontrar patrones de caracteres que coincidan, reemplazar unos caracteres por otros, convertir HTML a texto, etc. 

Como ves, hay muchísimas opciones.

 

Diferencias entre Integromat y Zapier

 

Integraciones

Zapier permite conectar más de 3000 aplicaciones hasta el momento, mientras que Integromat permite alrededor de 650.

Con Zapier podemos crear conexiones vía API personalizadas, pero es necesario disponer de conocimientos de código. En este aspecto, Integromat es más flexible en lo que se refiere a personalización.

Por otra parte, Integromat dispone de menos integraciones, pero podemos utilizar los webhooks para conectar aplicaciones. Si nunca has uilizado webhooks, será necesario dedicarle tiempo y tiene una curva de aprendizaje.

Zapier también ha incluido webhooks, pero de momento, es una opción bastante limitada. 

Llegado a este punto es posible que te preguntes cuál es la diferencia entre las APIS y los webhooks. Como este post no va sobre este tema y tampoco soy una experta en el tema, pero no me gusta dejar dudas en el aire voy a explicarte a continuación de manera muy breve cuál es la principal diferencia.

 

APIS y webhooks

Digamos que ambas opciones nos permiten conectar aplicaciones para obtener datos. La principal diferencia es que, en el caso de las APIS, para saber si ha sucedido un evento tenemos que realizar consultas a la API de manera periódica para saber si el evento ha tenido lugar.

Los webhooks, por el contrario, son eventos y sólo cuando el evento tiene lugar la aplicación nos envía la notificación, por lo que no tenemos que estar realizando comprobaciones periódicas para saber si el evento tuvo lugar.

Por lo tanto, podríamos decir que la API hace consultas y los webhooks se utilizan para notificar que un evento ha tenido lugar.

 

Bien, hecho este apunte, volvamos a las integraciones y las diferencias entre Zapier e Integromat. A la hora de decantarnos por una u otra herramienta, dependerá de qué necesitemos hacer en una integración en concreto, ya que, incluso aunque haya la misma integración en Zapier y en Integromat ambas herramientas pueden proporcionar diferentes opciones.

Así que, la recomendación es que revises ambas herramientas por si una de ellas hace lo que necesitas y la otra no.

 

Flujo de trabajo

Zapier funciona en principio de manera lineal, de forma que cuando sucede un evento, se ejecuta una o varias acciones.

Si bien es cierto que Zapier incluye la opción de flujos de trabajo con múltiples opciones gracias a la opción Path, esta opción no está disponible en todos los planes. Y sólo permite incluir 3 caminos distintos.

Sin embargo, Integromat muestra los flujos de trabajo de manera visual lo que permite un mayor entendimiento de cómo funciona y qué pasa en cada paso.

Con Integromat nos podemos complicar todo lo que imaginemos e incluir tantos caminos o alternativas como queramos.

Además, Integromat permite incluir módulos para incluir opciones en caso de que haya un error. En ese caso, podremos ignorar el error, continuar o hacer otra acción. El manejo de errores no está incluido en Zapier.

En algunas versiones de Zapier se incluye la opción de Auto Replay. Con esta opción si ocurre un error y una tarea no se ejecuta por la razón que sea, Zapier vuelve a ejecutar la tarea.

Con Zapier creamos un flujo de trabajo y una vez que lo activamos empieza a funcionar. Con Integromat podemos establecer cuándo inicia. 

 

Testing e históricos

Cuando construimos un flujo de datos en Integromat, como ya te he comentado, podemos ver qué sucede en tiempo real gracias a su forma visual de representar el flujo de datos. Además, nos permite ver los datos en cada uno de los módulos.

Sin embargo, con Zapier tenemos que testear cada una de las partes de manera individual previo a utilizar el Zap.

Con Integromat podemos procesar los datos desde este momento o desde una fecha determinada.

Una vez que ya tenemos creado nuestro flujo de trabajo y ya tenemos datos con Zapier podemos revisar el Task history. De esta forma podemos comprobar de forma visual los datos hasta 3 meses. También podemos recibir alertas si algo falló. En general, es sencillo detectar errores o buscar un dato concreto gracias al buscador.

Con Integromat también podemos hacer comprobaciones. Sin embargo, esta parte es más sencilla en Zapier y se complica en Integromat cuanto más complejo es el escenario.

 

Precio

En muchas ocasiones este puede ser un factor decisivo, pero no tiene por qué. En el caso de Zapier e Integromat los planes se gestionan de manera completamente diferente.

Veamos algunas de sus diferencias.

Zapier dispone de 5 planes y en cada una de las opciones se van incrementando el número de opciones y el número de tareas.

El plan gratuito de Zapier es bastante restrictivo y las opciones son limitadas. Permite 5 zaps y 100 tareas al mes. En el conteo de tareas no se incluye el disparador ni los filtros o condiciones que no se cumplan.

El plan gratuito, además, sólo incluye zaps sencillos de un solo paso. Aunque he mencionado los filtros en el conteo de las tareas, el plan gratuito no los incluye y tampoco los formatos. El tiempo de actualización en este plan es de 15 minutos. La lógica condicional o la opción de Auto Replay tampoco se incluye en el plan gratuito.

Con respecto a Integromat y sus planes de pago, por ejemplo, su versión gratuita es más flexible y nos permite realizar más cosas que Zapier.

Nos permite hacer hasta mil operaciones al mes siendo una operación cada una de las comprobaciones que tiene que hacer un módulo. Por lo que, aunque parezca un número muy grande, si tenemos flujos de trabajo con varios caminos y muchos módulos (cada una de las acciones de nuestro flujo de trabajo) es posible que nos podamos quedar sin operaciones.

También cuenta como operación cuando se dispara un trigger que al fin y al cabo es un módulo. No cuentan como operación los filtros.

El plan gratuito permite transferir hasta 100 MB. Por lo que si tienes que transferir datos también es algo a tener en cuenta.

El plan gratuito sólo nos permite disponer de 2 escenarios activos. Podemos tener escenarios ilimitados creados, pero activos sólo 2. Así que, si necesitas transferir más datos o más escenarios activos, tendrás pasar al siguiente plan. El plan básico permite hasta 1 GB de transferencia de datos y escenarios ilimitados activos.

El tiempo de actualización, al igual que en Zapier, es de 15 minutos.

 

Facilidad de uso

Depende de tus conocimientos o de tu destreza con la tecnología.

Si nunca has utilizado este tipo de herramientas, lo mejor es que empieces a familiarizarte con Zapier.

Tal vez para usuarios menos experimentados, Zapier sea su opción. Pero como he comentado en este post, dependiendo de lo que necesitemos hacer, tal vez Zapier no sea nuestra opción o se nos vaya mucho de presupuesto.

Tanto Integromat como Zapier incluyen integraciones ya prediseñadas, pero también podemos crearlas de cero.

En el caso de Zapier es simplemente seguir el paso a paso, elegir el disparador y las acciones que siguen. No necesitamos disponer de conocimientos de código. 

En el caso de Integromat nos das muchas más opciones y nos permite crear, incluso en la versión gratuita, escenarios mucho más complejos. Por otra parte, tiene una pequeña curva de aprendizaje para entender las diferentes opciones que nos ofrece. 

No necesariamente necesitamos ser programadores, pero conocer cómo funcionan las aplicaciones o saber un poco de programación nos ayudará a sacar más jugo a esta herramienta gracias a su versatilidad y a sus innumerables opciones. 

Además, la opción de ver los resultados módulo a módulo y el escenario completo de manera visual, ayuda a entender mejor cómo funcionan los flujos de datos.

 

¿Cuál es la mejor opción, Zapier o Integromat?

 

Llegados aquí, te preguntarás vale muy interesante todo, pero ¿cuál es la mejor opción? La respuesta a esta pregunta es depende.

En mi opinión que, hasta el momento he utilizado Zapier y he probado Integromat para contártelo en este post, te diría que dependiendo de lo que necesites uses una u otra opción.

Si te gusta como a mí la tecnología y probar herramientas nuevas, te invito a que pruebes las opciones gratuitas de ambas herramientas. Puedes probar incluso las opciones de pago de Zapier de manera gratuita durante 14 días. De esta manera, podrás decidir cuál es tu mejor opción y familiarizarte con ambas herramientas.

Incluso, dependiendo lo que necesites, puedes utilizar ambas herramientas.

 

A mí me encanta Zapier por todas las integraciones que dispone y la facilidad de uso. Pero tras probar Integromat, me he quedado con ganas de más, de seguir indagando y haciendo más pruebas.

Y es que como he comentado, Integromat permite hacer flujos muy complejos e incluir diferentes caminos dentro de un mismo escenario, incluir filtros o condiciones, funciones, el formateo de datos y mucho más. Así que, el límite está en nuestra imaginación.

 

En este post simplemente he compartido algunas de las muchas opciones que nos proporcionan tanto Zapier como Integromat.

Para descubrir todo el potencial de estas herramientas te invito a que las pruebes y descubras todo lo que pueden hacer por ti.

 

Por supuesto, si la tecnología te da dolor de cabeza y prefieres delegarlo en frikis como nosotras las mecánicas digitales 😉, estaremos encantadas de ayudarte y ver cuál es la mejor opción para ti. Nosotras haremos las pruebas por ti y te dejaremos funcionando la mejor opción para tu negocio.

 


Artículo escrito por Vanesa Turiel